Datatvätt

Det börjar med namn och adresser

De flesta verksamheter har ett eller flera register, där det finns namn och adressdata lagrat. Det kan vara kundregister, leverantörsfiler, medlemsbeteckningar, ämnedatabaser, kontaktupplysningar osv.

Om man inte har en entydig nyckel i alla tillfällen, som alla känner till och använder i alla sammanhang kan det oordning uppstå i registren i form av dubbletter och dåligt sammanhang mellan flera register. Det blir därför mycket svårt att uppdatera med inkommande data.

Detta för att namn och adressdata kan vara offer för felaktig registrering eller stavfel samt osäkerhet omkring sekvens och fältanvändning.

Tidigare kunde man med en viss fördel använda telefonnummer till identifikation men eftersom den utbedda användningen av flera telefonnummer är den fördelen nu i stort sett borta. E-post adresser har samma svaghet.

Utbredningen av elektronisk dataöverförsel och självregistrering via internet eskalerar dessa problem med adressregister.

Den klassiska konsekvensen av dessa förhållanden kan vara att man skickar ut dubbla set av material till intressenter. Vidare kan man vid kampanjer råka träffa existerande intresenter. Detta kan uppfattas som oprofesionellt och ger onödiga kostnader.

Till sist så förstör dessa förhållanden mer eller mindre möjligheten att utnyttja den information som man redan har om sina intressenter.

Den stora datatvätt

För att göra upp med dessa problem bör man utföra en grundläggande datatvätt - eller registertvätt om man så vill.

Vid en datatvätt kommer man att få identifierat och eliminerat dubbletter samt få identifierat och sammankopplat samma enhet mellan flera register. Vidare kan man genomföra en matchning mot externa data för att korrigera och berika sina egna data.

Om det rör sig om mer än bara ett par tusen enheter är det nästan omöjligt att utföra detta manuellt. Det skall därför understöttas med en automatisk lösning.

Den dagliga rengöringen

När man så fått sina register tvättade och i ordning bör man försöka upprätthålla detta. Detsamma gäller vid uppstarten av ett nytt register.

En god idé är grundläggande regler för registrering och at t.ex. inte använda fält till annat än det som ursprungligen var menat.

Användandet av vägkoder och/eller vägregister kan vara en stor hjälp.

Om man kan upprätta alla sina nya enheters data via en kontrollerad beteckning är detta en bra metod. När data om verksamheter, kontaktpersoner eller privatpersoner inte kan hämtas från en validerad lista bör där vara en intelligent dublettkoll.

Tar man emot data elektroniskt eller erbjuder självregistrering bör man köra dessa data genom en datatvättsfunktion som man utnyttjar som ett filter – eller firewall om man så vill – innan man tillför data i sin värdefulla databas.

Vill du veta mer

Önskar du att få veta mer eller få ett erbjudande:
Ring +46 (0)8 50 51 67 30 eller lämna ett medelande på kontaktformuläret. En kompetent medarbetare kommer att besvara dina frågor.